Profesjonalny sekretariat

Sekretariat często postrzegany jest jako stanowisko niskie w hierarchii firmowej. Zarówno pracownicy, jak i same sekretarki, nie doceniają jak ważną funkcję pełni ten organ w funkcjonowaniu firmy. Zawsze powtarzam, iż każda firma przetrwa jeden dzień bez szefa, ale nie bez Sekretariatu! Brak osoby do obierania i łączenia telefonów, przyjmowania gości, obsługi kurierów i poczty powoduje, iż funkcjonowanie biura zostaje sparaliżowane. Poza rolą czysto organizacyjną i informacyjną, niewiele osób dostrzega również, jak ogromny wpływ Sekretariat ma na budowanie wizerunku firmy. Kontakt z Sekretariatem to pierwsze wrażenie klienta lub gościa. Wygląd Sekretariatu, uśmiech, ubiór, zachowanie sekretarki buduje w jego oczach odbiór całej organizacji. Klient nieświadomie ocenia często profesjonalizm naszej firmy na podstawie poziomu, w jaki został obsłużony przez Sekretariat. Sekretariat to szczególne miejsce firmy, przez które przechodzi większość informacji, dlatego każdy szczegół ma znaczenie, a osoby pracujące na stanowisku Sekretarki powinny zdawać sobie sprawę, jak duża odpowiedzialność na nich spoczywa.

Szkolenie „Profesjonalny Sekretariat” to zbiór najlepszych praktyk w zakresie tworzenia Profesjonalnego Sekretariatu.

Celem szkolenia jest

• poznanie zasady profesjonalnej obsługi klientów oraz przyjmowania gości biznesowych
• poznanie psychologicznych aspektów komunikacji, porozumiewania się oraz radzenia sobie w trudnych sytuacjach. Szkolenie, prowadzone jest metodą warsztatową, czyli daje przede wszystkim możliwość intensywnego treningu praktycznych umiejętności organizacyjnych jak i komunikacyjnych w pracy w sekretariacie. Służą temu przede wszystkim ćwiczenia praktyczne i aktywizujące uczestników dyskusje, które łącznie zajmują ponad 80 proc. czasu szkolenia. Należą do nich m.in. odgrywanie bezpośrednich , trudnych rozmów z Klientami sekretariatu, dyskusje nad konkretnymi problemami, burze mózgów oraz symulacje szczególnie trudnych sytuacji komunikacyjnych. Wyniki uzyskane w ćwiczeniach przez uczestników są analizowane publicznie, dzięki czemu każdy ze szkolonych ma szansę dowiedzieć się, co robić, by zwiększyć swą skuteczność pracownika sekretariatu.

Program szkolenia

Sekretariat wizytówką firmy:
• rola sekretariatu w sprawnym funkcjonowaniu firmy
• zakres odpowiedzialności i kompetencji osób zarządzających sekretariatem
• na czym polega profesjonalizm funkcjonowania sekretariatu?
• Wizerunek Firmy – jego składowe

Planowanie oraz organizacja pracy sekretariatu:
• zarządzanie czasem pracy sekretariatu
• organizacja czasu pracy sekretariatu
• sporządzanie ramowego planu dnia pracy swojego oraz przełożonych
• ustalanie hierarchii ważności zadań, czyli identyfikowanie priorytetów
• rozpoznanie i eliminacja „pożeraczy” czasu
• obieg oraz efektywne zarządzanie informacją
• zasady udzielania informacji
• precyzyjne przekazywanie informacji
• udzielanie informacji zwrotnych
• dyskrecja w udzielaniu informacji

Dokumentacja w sekretariacie:
• zasady obiegu dokumentów w firmie
• korespondencja biurowa
• rodzaje korespondencji biurowej
• ewidencja i tworzenie dokumentów biurowych
• metody przechowywania dokumentów
• zasady porządkowania dokumentów poufnych, finansowych, akt osobowych

Etykieta w sekretariacie:
• budowanie pozytywnego wizerunku własnego oraz firmy
• autoprezentacja
• kultura osobista
• biurowy savoir-vivre na co dzień
• wykorzystywanie zasad savoir-vivre w pracy sekretariatu
• zachowanie się w różnych okolicznościach (zaproszenia, życzenia, upominki, kondolencje
• reguły przyjmowania interesantów oraz gości

Skuteczna komunikacja werbalna w pracy w sekretariacie:
• siła tego co mówimy – słowa –komunikacja werbalna
• siła tego jak mówimy – głos – komunikacja niewerbalna
• zasady skutecznej argumentacji i przekazywania informacji
• klarowność i przejrzystość wypowiedzi
• bariery w procesie komunikacji
• techniki nawiązywania i potwierdzania kontaktu, umiejętność stawiania pytań, techniki uzyskiwania odpowiedzi twierdzącej, argumentowanie, komunikaty budujące zaufanie
• pułapki w komunikacji werbalnej – zwroty zakazane !

Czas trwania:  Cena szkolenia:  Terminy szkoleń:
2 dni 950 zł netto + VAT 13.02.2017 – 14.02.2017 Szczyrk
23.02.2017 – 24.02.2017 Wrocław
06.03.2017 – 07.03.2017 Lublin
23.03.2017 – 24.03.2017 Poznań
30.03.2017 – 31.03.2017 Gdańsk
10.04.2017 – 11.04.2017 Katowice
20.04.2017 – 21.04.2017 Opole
27.04.2017 – 28.04.2017 Warszawa
08.05.2017 – 09.05.2017 Białystok
18.05.2017 – 19.05.2017 Wrocław
01.06.2017 – 02.06.2017 Katowice
12.06.2017 – 13.06.2017 Kraków
22.06.2017 – 23.06.2017 Poznań